ERP Nedir : Sonuç
ERP modüllerini genel olarak ve kısaca tanıtırken, süreç sahibi olarak bahsettiğimiz her departmanın, süreç içerisinde uygulamak zorunda olduğu kalite prosedür ve talimatları, doldurdukları formları ve hatta iş süreci içerisinde geliştirdikleri alt süreçler ve alışkanlıkları (kültür) olduğunu unutmamamız gerekir. Tüm bu yordamların, ERP sistemi içerisinde kesintisiz ve standart bir şekilde akışı sağlanmalı, gereksiz olanlar saptanarak, tasfiye edilmelidir. Ortak amaçlar ve ortak lisandaki küçük fireler, sistem üzerinde zincirleme olarak, ciddi zaman ve maliyet kaybına yol açacak şekilde, hata ya da geri dönüşlere yol açabilir.
Aynı zamanda, sistemin bu ana kadarki bahsettiğimiz kompleks yapısı, sistem üzerinde hatalı yapılan bir işlemin, ters (düzeltme) hareketlerle düzeltilmeye çalışılmasıyla daha da kompleks bir yapıya bürünebilir. Ancak ERP sistemlerinde “kaçınılmaz” sonuçlardan birisi olan bu durum, sistem talimat ve prosedürlerinin açık ve net bir şekilde tanımlanması ve uygulanmasıyla, hiç bir zaman “korkutucu” sonuçlara varamayacaktır.
ERP sistemlerinden sorgulanan sonuçların doğruluğu, ana veri girişlerinin minimum defada-en doğru şekilde girilip-güncelliğinin korunmasına, süreklilik arzeden operasyonel girişlerin sürekli olarak kontrol edilmesine, bilgi sistemi hiyerarşisinin (malzeme, depo, satınalma ve satış organizasyonu tanımları, vb.) ise geleceği görerek-gerçekçi-esnek-minimum düzeltme gerektirecek bir yapıda kurulmasına bağlıdır. Tüm bunların yapılması ise, doğaldır ki işin en başındaki analizinin, en doğru şekilde yapılmasını gerektirir. Aksi halde, canlı uygulama esnasında farkedilen bilgi hiyerarşisindeki hata, ana verilerin (ve hatta operasyonel verilerin) tekrardan sisteme tanıtılması gibi önemli maliyet kayıplarına yol açabilir. Kısacası ERP’nin kurulacağı sistemin iyi tanınması gerekmektedir.
Son olarak, ERP’nin şirkette karşılaması beklenen fonksiyonlar da, iyi tanımlanmalıdır. Sistem öncelikle operasyonel iş gücünü hafifletmek için mi, yoksa karar destek sistemine yönelik çalışmalarda bulunmak için mi vardır? Çoğu zaman bu iki seçenekten biri, diğerine feda edilmeden işe başlansa da, ERP sistemleri zaman içerisinde sadece operasyonel iş gücünün hafifletilmesi amacıyla kullanılmaya devam edilmekte, karar destek sistemlerinin daha verimli çalışması için gerekli olan ek iş gücü ihmal edilmektedir. Konuyu biraz daha açmak gerekirse, bilindiği gibi ERP sistemleri şirkete ve kullanıcıya özgü uyarlanabilme yetenekleri sayesinde, bilgi girişlerini esnetebilmektedirler. Aynı fonksiyona (örneğin satınalma siparişi) ait olarak, sisteme on kalem bilgi girilebileceği gibi, uyarlamalar sayesinde bu sayı daha da azaltılabilir, daha da çoğaltılabilir. Sadece operasyonu temel olarak gerçekleştirmiş olmak için bilgi giriş yükü azaltıldıkça (yani sadece temel bilgiler sisteme girildikçe), personelin bilgisayar başındaki iş yükü de azalır, bu atıl güç farklı yönlere transfer edilebilir. Ancak bu durumda sistemin sorgulama yeteneği fazla olsa bile, az bilgi girildiği için, sorgulanacak bilgi de az olur. Sonuçta daha fazla ve daha çeşitli karar destek raporuna gerek duyuldukça, daha ayrıntılı bilgi girişi de yapmak gerekebilecektir.
Makalenin öncesi: ERP hakkında | Stok yönetimi ve Üretim modülü | Satınalma modülü | Satış-Dağıtım ve Malzeme Planlama modülü